Comment bien rédiger un rapport

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Comment rédiger un rapport?

Est-ce que votre patron vous demande de lui rédiger un rapport? | vous voulez tout simplement réussir à l’examen de DFP (affaires) B2 de CCI, Paris? | Vous ne savez pas comment vous y prendre?

Dans cette leçon, nous allons répondre à toutes vos questions par rapport au rapport. Nous allons voir comment réussir à la rédaction d’un rapport. Nous vous proposons les méthodes pour être rapide et efficace et répondre à la demande.

Commençons à répondre à la question pourquoi on a besoin d’un rapport et à quoi sert un rapport

  1. Le rapport permet à son destinataire de prendre la décision d’agir.
  2. La rédaction d’un rapport répond dans la plupart des cas à une demande de s’informer sur une question.
  3. Il faut le présenter dans une façon très professionnelle une proposition (réorganisation comme question sur télétravail, recruter des séniors dans un jeune-pousse ou achat d’un matériel).

Il y a différents types de rapports, le plan peut varier en fonction du type de rapport. Toutefois la méthode de 5 étapes que nous vous proposons s’applique dans tous les cas.

Étape 1 – Bien faire comprendre la demande:

Le destinataire et la situation du rapport:

  1. Qu’est-ce que le destinataire attend précisément de vous ?
  2. Quels sont les enjeux ou les problématiques?
  3. Quelle est la situation?

Étape 2 – Rassembler et traiter l’information nécessaire:

 Les sources d’informations sont nombreuses, dans l’examen de DFP (Affaires) B2, vous aurez normalement trois documents. Il peut s’agir d’entretiens, de documentations, de notes de lecture, de compte rendus, d’articles de presse, d’articles de figaro, de statistiques etc. Il importe à cette étape d’être exhaustif sans non plus se laisser submerger par les informations et de sélectionner les informations les plus pertinentes au regard de la demande.

Étape 3 – Faire le plan:

Le rapport est habituellement organisé selon le plan classique: introduction, développement, conclusion. Le plan que nous vous proposons, est tout à fait classique. En fonction du type de rapport, le développement pourra être différent, mais l’introduction est la conclusion conserveront le même rôle.

Introduction:

Elle renseigne le destinataire sur l’objet du rapport, sur la cause qui l’a motivé, sur son importance, son intérêt. Elle doit être précise, brève et complète, dire en quelques lignes de quoi il s’agit. On peut être tenté de faire l’impasse sur l’introduction, car elle rappelle des choses qui semblent évidentes. Elle présente pourtant deux avantages. En premier lieu, elle permet de reformuler la demande et donc de s’assurer de la bonne compréhension réciproque. En deuxième lieu, il sera bien utile de se remémorer le contexte si on doit relire le rapport plusieurs mois après.

DéveloppementLe développement comprend classique trois parties:

L’analyse de l’existant: un constat objectif et factuel de la situation.

La critique de l’existant: les points positifs, les points négatifs. C’est une analyse et une interprétation des faits à la différence de la partie précédente qui se doit d’être très descriptive et factuelle.

Des propositions de recommandations avec leurs avantages, inconvénients et moyens nécessaires. Les propositions doivent être argumentées.

Conclusion:

Elle n’est pas un résumé du développement. C’est la réponse à la question posée. Elle reprend les recommandations et met en avant la solution préconisée par l’auteur. Elle ne doit pas apporter d’éléments nouveau par rapport au développement.

Étape 4 – Rédiger le rapport:

Les règles générales de rédaction des documents s’appliquent aussi aux rapports: phrases courtes, paragraphes bien structurés, vocabulaire compréhensible.

Pour que le rapport soit facile à lire, il est important de soigner la forme:

Faites court, clair et précis, si certains points demande une explication complémentaire, n’hésitez pas à les ajouter. Cela rendra la lecture de rapport plus fluide. Donnez des titres parlants aux différentes parties.

Étape 5 – Relecture:

Une relecture est toujours conseillée.

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